㈠ 如何有效管理合同檔案
一、合同檔案的收集
合同檔案收集難是一個普遍現象。這與合同的形成方式與一般公文有所區別有關。從辦理程序看,在一個法人單位,不同性質和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經歷諸多流轉環節;從合同成立看,合同送交所有責任方簽署完畢後方才成立,流程多周期長。受內外因素的影響,合同容易出現「中途截流」和分散保管的現象,從而給檔案部門的收集工作帶來一定困擾,直接影響合同檔案管理質量和開發編研工作的開展。
如何解決這一問題呢? 關鍵在於抓住合同流轉的中心環節。按照《合同法》第32 條規定:「採用合同書形式訂立合同的,自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。」而依目前國內慣例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為准(簽訂方皆為自然人除外) 。可見,蓋章環節是合同檔案收集的關鍵。如果在合同用印環節即注意對合同進行編號登記,作為追索合同文本的憑據,有助於提高合同收集歸檔率。
對一個全宗單位而言,較為科學有效的方式是實行統一格式的合同審批單。審批單記載合同內容、責任者、金額、經辦部門等相關信息,由合同經辦部門填寫,附合同文本一並辦理審批流轉(一式三聯,格式如下) 。待合同簽署成立後,第一聯供檔案部門作為合同審批材料,與合同文本一並歸檔;第二聯存財務部門,作為記賬憑證;第三聯可由合同部門作為專項資料保留。在合同用印階段,文書部門(或檔案部門) 直接在合同審批單編號,並留下第一聯備案存查,督促合同經辦部門在合同正式簽署完畢後及時辦理移交歸檔手續。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息,又使得合同管理流程更加規范嚴謹。採用這一方式,並通過制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助於從根本上解決合同檔案收集難的現象。
二、合同檔案管理模式
在國家機關和企業檔案分類體系中,都未將合同檔案作為一個單獨的管理門類。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據其性質、類別和承辦機構等特徵,被分別納入不同的檔案管理門類。這自然有其一定的合理性和科學性。例如將采購合同、工程合同、融資借貸合同分門別類進行歸檔有助於保持設備檔案、基建檔案、會計檔案的成套性與系統性。但是,隨著合同數量的激增、合同憑證的頻繁調用以及合同信息資源的深層次開發,傳統做法已無法很好
地滿足對合同進行集中查詢、綜合統計以及編研開發的需要,與當前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少單位出於業務工作考慮,往往指定合同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來一定風險性。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業知識有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放於業務部門不利於保管使用和到期鑒定銷毀;第三,一旦組織機構或工作人員發生調整變動,往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導致經濟訴訟失利的案例並不鮮見。目前,隨著社會信用體系的構建,不少地方開始推行
「重合同,守信用」企業認證工作。收集、分析合同各階段執行情況,加強對風險的控制能力,使動態管理合同成為一種新的管理形式和需求。
鑒於合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認為合同檔案的管理模式須分層次進行。第一層次,實現合同安全統一管理。建議由檔案綜合管理部門對合同檔案文本實行集中管理,統一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開展合同執行情況跟蹤管理。由合同部門(或財務部門) 負責及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,並及時收集相關交易憑證(票據) 裝訂備查。在分類歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用於檔案部門正常分類歸檔,維護各類檔案的系統完整;另一份提供合同部門(或財務部門) 建立合同執行信息記錄。為了便於統計查詢和開發利用信息,後者可以採取靈活多樣的分類和排列方式,實行動態管理,列為專項業務資料保管。當然,機構規模較小的單位也可結合本單位機構設置情況,指定檔案部門行使上述「二合一」的合同管理職能。 三、合同檔案保管的劃分
對於合同保管期限,存在兩種極端的看法。一種片面誇大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實上這兩種做法在認識上都存在誤區,不利於合同檔案的科學管理和有效利用。劃分合同保存期限時,要聯系合同價值進行綜合分析。
例如,對一般經濟合同而言,合同標的、履行期限是重要參考指標;合同作為技術文檔時,它所依附的設備儀器、土地不動產等使用年限應作為考慮因素;有的合同具有深遠的社會影響(如反映重大經濟和社會意義的合資合作協議等) ,可以考慮列入永久保管。近年來,經濟糾紛案件呈現上升之勢,因此合同爭議的訴訟時效也在參考之列。可見,盡管鑒定合同價值並無具體標准可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善於綜合各方面信息,運用經濟的、法律的眼光和動態觀點看問題,就有助於合同檔案保管期限的劃分趨於准確合理。 四、對變更、撤銷和失效合同的管理
對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點,容易被忽視。事實上,由於合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對其變更與解除也應慎而處之。
《合同法》規定,當事人協商一致的,可以變更合同。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批准(解除) 登記手續的,依照其規定。因此,對已簽訂或生效合同進行變更、撤銷或解除時,要參照法律規定辦理有關審批程序和登記手續,並在合同簽訂方共同見證下將合同文本全部回收,統一辦理變更或銷毀。必要時還需對履約執行情況作出相關書面說明,雙方確認後備案存查。避免因疏於管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經濟糾紛或損失。
五、合同檔案信息資源的開發
長期以來,合同管理中存在的上述現象制約著合同信息資源的深入開發和有效利用。在編研方式上,除了採取傳統的分類統計、數據匯總、比較分析等方式對合同檔案開展一次、二次編研外,還要緊密結合社會利用需求,發掘其獨特的信息內容。應當注意到,伴隨世界經濟一體化和中國加入WTO ,構建各個層次的信用管理體系已逐漸成為社會以及企業界的共識。
積極開發合同檔案資源,找准切入點,是檔案編研領域新的增長點。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分,應當與信用體系互動互惠,從而發揮更大的現實意義。 首先,合同管理對信用檔案體系的形成和完善具有積極作用。建立社會信用體系的目的在於整頓和規范市場經濟秩序,形成誠信為本,操守為重的良好風尚。其功能實現方式之一就是對社會、企業、個人誠實守信或違法違約行為進行懲惡揚善。對企業自身而言,通過收集本企業在工商、信貸、稅收、合同、社會公益等方面的成果(包括所獲得的資質證書、憑證及相關資料等) ,構築本企業信用體系架構,可以樹立和展示本企業良好的資信形象,提升信用等級。尤其是在合同管理方面,通過規范的合同管理,取得政府部門認證的「重合同守信用」企業稱號,無疑對樹立、宣傳本企業的良好信用大有裨益。因此,完善的合同檔案管理有利於豐富社會和企業「信用管理體系」成果。
其次,在合同管理中引入信用管理機制,有利於提高科學管理水平,避免損失。例如,合同簽訂前,對簽約方資信(信用等級) 進行信用調查和分析評估;合同執行中,對合同執行情況進行跟蹤監督、分析評價,及時發現風險並採取應對措施;合同履行後,對合同執行情況進行統計匯總,發掘有效信用信息,確定(修改) 客戶信用標准,建立動態的客戶信用等級等。從而使企業具有一定的識別、評估和規避客戶信用風險的能力。從這個意義上說,合同檔案也是企業建立「客戶信用管理體系」的重要信息流。可見,合同檔案信息資源的開發一旦與資信體系的建立相結合,兩者相得益彰,將會煥發出長久的生命力。積極探索二者建立關聯的模式、方法和深度,並加以提煉開發,恰恰是合同檔案編研新的切入點。
㈡ 公司合同存檔辦法
可以按照合同編號，合同類別進行存檔。
第三十九條 合同作為公司對外經濟活動的重要法版律依據和權憑證，有關人員應保守合同秘密。
第四十條 業務部門、財務部門應當根據所立合同台帳，按公司的要求，定期或不定期匯總各自的工作范圍內的合同訂立或履行情況，由法律顧問據此統計合同訂立和履行的情況，並向總經理匯報。
第四十一條 各有關人員應定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料（包括與有關的文書、圖表、傳真件以及合同流轉單等）按合同編號整理，由法律顧問確認後交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。
第四十二條 公司定期對合同管理工作進行考核，並逐步將合同簽約率、合同文本質量、合同履行情況、合同台帳記錄等納入公司對員工和部門的工作成績考核范圍。
㈢ 請問企業的檔案要如何制定和管理，我指的是企業合同、協議、證照等的管理，越詳細越好。
您問請問企業的檔案要如何制定和管理，我指的是企業合同、協議、證照等的管回理？
答：我在單位也答是管理檔案工作的，我的做法是：
1、合同按照來保存的先後日期登記（序號、名稱、登記日期、）；
2、證照也是按照上述辦法登記；
3、、把上述的所有資料掃描存入電腦里，因為現在不管幹掃描都要證件（身份證、企業證照、學歷證、合同等），，分別在各自的文件夾內，這時候需要的時候就方便多了。
㈣ 合同檔案如何編碼歸類
.技術服務合同編號方法：
1.1一級編碼：根據項目名稱分類，一級編號代碼由二到四個大寫字母表示，大寫字母是項目名稱漢字拼音的第一個聲母。重大合同編號應由綜合管理部對項目簡稱代碼進行明確規定，並發布給各部門予以執行。
1.2二級編碼：根據部門名稱分類。根據部門名稱分為「綜合」、「人力」、「規劃」、「技術」、「財務」，代碼分別為ZH、RL、GH、JS、CW。
1.3 三級編碼：根據合同簽訂先後順序編流水號，在前三類的最小類范圍內進行連續編號，編號代碼為三位阿拉伯數字，從001自999分別連接至各二級代碼之後;
1.4編號舉例：
如公司簽訂的第一份技術服務合同，則其合同編碼為： JSFW-JS-001
2.管理類合同編號方法：
2.1一級編碼：部門代號。
2.2二級編碼：相應編號按下列括弧中漢字表示。
2.2.1.勞動合同（勞動）：包括所有勞動合同；
2.2.2.固定資產管理合同（資產）：包括固定資產（含辦公用品）采購、維修、維護等合同；
2.2.3融資合同（融資）：包括借款合同或綜合融資授信協議等合同；
2.2.4其他合同（其他）：包括不能歸入任何項目的戰略性合同、按揭合作協議、集團購買或工程款抵扣的商品房買賣合同、房屋租賃、公司設立、股權轉讓、委託薪金調查、培訓、發布招聘廣告、聘請法律顧問、商標申請代理等各種合同。
2.3三級編碼：按簽約年份分類，編號代碼為年份的四位阿拉伯數字。
2.4四級編碼：根據合同簽訂先後順序編流水號，在前四級編碼的最小類范圍內進行連續編號，編號代碼為四位阿拉伯數字，從0001自9999。
2.5編號舉例：
人力資源部2004年第8份勞動合同，則編號為： RL-勞動-2004-0008
3.銷售租賃類合同編號方法：
3.1一級編碼：一級編號代碼由「銷售」二字漢字拼音的第一個聲母大寫字母表示。
3.2二級編碼：同技術服務合同編號方法1.1。
3.3三級編碼：根據銷售產品的品名型號及編號表示。
㈤ 如何進行合同檔案管理
我建議先將合同分為幾個小類,比如合作協議類,訂購采購類,銷售類等等版,然後再按年度分,同一小類權的同一年度的再編號. 合同的檔案號可以編成這樣:X-2006-001 X代表協議類,2006年度,後面是順序號.因為合同的管理不同於一般的文書檔案,所以可以用特殊的編號方式.總之一句話,檔案的管理不是一成不變的,怎麼樣方便,怎麼樣科學,就怎麼來.
㈥ 如何有效管理合同檔案
一、合同檔案的收集 合同檔案收集難是一個普遍現象。這與合同的形成方式與一般公文有所區別有關。從辦理程序看,在一個法人單位,不同性質和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經歷諸多流轉環節;從合同成立看,合同送交所有責任方簽署完畢後方才成立,流程多周期長。受內外因素的影響,合同容易出現「中途截流」和分散保管的現象,從而給檔案部門的收集工作帶來一定困擾,直接影響合同檔案管理質量和開發編研工作的開展。 如何解決這一問題呢? 關鍵在於抓住合同流轉的中心環節。按照《合同法》第32 條規定:「採用合同書形式訂立合同的,自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。」而依目前國內慣例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為准(簽訂方皆為自然人除外) 。可見,蓋章環節是合同檔案收集的關鍵。如果在合同用印環節即注意對合同進行編號登記,作為追索合同文本的憑據,有助於提高合同收集歸檔率。 對一個全宗單位而言,較為科學有效的方式是實行統一格式的合同審批單。審批單記載合同內容、責任者、金額、經辦部門等相關信息,由合同經辦部門填寫,附合同文本一並辦理審批流轉(一式三聯,格式如下) 。待合同簽署成立後,第一聯供檔案部門作為合同審批材料,與合同文本一並歸檔;第二聯存財務部門,作為記賬憑證;第三聯可由合同部門作為專項資料保留。在合同用印階段,文書部門(或檔案部門) 直接在合同審批單編號,並留下第一聯備案存查,督促合同經辦部門在合同正式簽署完畢後及時辦理移交歸檔手續。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息,又使得合同管理流程更加規范嚴謹。採用這一方式,並通過制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助於從根本上解決合同檔案收集難的現象。 二、合同檔案管理模式 在國家機關和企業檔案分類體系中,都未將合同檔案作為一個單獨的管理門類。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據其性質、類別和承辦機構等特徵,被分別納入不同的檔案管理門類。這自然有其一定的合理性和科學性。例如將采購合同、工程合同、融資借貸合同分門別類進行歸檔有助於保持設備檔案、基建檔案、會計檔案的成套性與系統性。但是,隨著合同數量的激增、合同憑證的頻繁調用以及合同信息資源的深層次開發,傳統做法已無法很好 地滿足對合同進行集中查詢、綜合統計以及編研開發的需要,與當前的利用需求存在一定矛盾。 另外,在保管方式上,以往不少單位出於業務工作考慮,往往指定合同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來一定風險性。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業知識有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放於業務部門不利於保管使用和到期鑒定銷毀;第三,一旦組織機構或工作人員發生調整變動,往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導致經濟訴訟失利的案例並不鮮見。目前,隨著社會信用體系的構建,不少地方開始推行 「重合同,守信用」企業認證工作。收集、分析合同各階段執行情況,加強對風險的控制能力,使動態管理合同成為一種新的管理形式和需求。 鑒於合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認為合同檔案的管理模式須分層次進行。第一層次,實現合同安全統一管理。建議由檔案綜合管理部門對合同檔案文本實行集中管理,統一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開展合同執行情況跟蹤管理。由合同部門(或財務部門) 負責及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,並及時收集相關交易憑證(票據) 裝訂備查。在分類歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用於檔案部門正常分類歸檔,維護各類檔案的系統完整;另一份提供合同部門(或財務部門) 建立合同執行信息記錄。為了便於統計查詢和開發利用信息,後者可以採取靈活多樣的分類和排列方式,實行動態管理,列為專項業務資料保管。當然,機構規模較小的單位也可結合本單位機構設置情況,指定檔案部門行使上述「二合一」的合同管理職能。 三、合同檔案保管的劃分 對於合同保管期限,存在兩種極端的看法。一種片面誇大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實上這兩種做法在認識上都存在誤區,不利於合同檔案的科學管理和有效利用。劃分合同保存期限時,要聯系合同價值進行綜合分析。 例如,對一般經濟合同而言,合同標的、履行期限是重要參考指標;合同作為技術文檔時,它所依附的設備儀器、土地不動產等使用年限應作為考慮因素;有的合同具有深遠的社會影響(如反映重大經濟和社會意義的合資合作協議等) ,可以考慮列入永久保管。近年來,經濟糾紛案件呈現上升之勢,因此合同爭議的訴訟時效也在參考之列。可見,盡管鑒定合同價值並無具體標准可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善於綜合各方面信息,運用經濟的、法律的眼光和動態觀點看問題,就有助於合同檔案保管期限的劃分趨於准確合理。 四、對變更、撤銷和失效合同的管理 對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點,容易被忽視。事實上,由於合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對其變更與解除也應慎而處之。 《合同法》規定,當事人協商一致的,可以變更合同。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批准(解除) 登記手續的,依照其規定。因此,對已簽訂或生效合同進行變更、撤銷或解除時,要參照法律規定辦理有關審批程序和登記手續,並在合同簽訂方共同見證下將合同文本全部回收,統一辦理變更或銷毀。必要時還需對履約執行情況作出相關書面說明,雙方確認後備案存查。避免因疏於管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經濟糾紛或損失。 五、合同檔案信息資源的開發 長期以來,合同管理中存在的上述現象制約著合同信息資源的深入開發和有效利用。在編研方式上,除了採取傳統的分類統計、數據匯總、比較分析等方式對合同檔案開展一次、二次編研外,還要緊密結合社會利用需求,發掘其獨特的信息內容。應當注意到,伴隨世界經濟一體化和中國加入WTO ,構建各個層次的信用管理體系已逐漸成為社會以及企業界的共識。 積極開發合同檔案資源,找准切入點,是檔案編研領域新的增長點。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分,應當與信用體系互動互惠,從而發揮更大的現實意義。 首先,合同管理對信用檔案體系的形成和完善具有積極作用。建立社會信用體系的目的在於整頓和規范市場經濟秩序,形成誠信為本,操守為重的良好風尚。其功能實現方式之一就是對社會、企業、個人誠實守信或違法違約行為進行懲惡揚善。對企業自身而言,通過收集本企業在工商、信貸、稅收、合同、社會公益等方面的成果(包括所獲得的資質證書、憑證及相關資料等) ,構築本企業信用體系架構,可以樹立和展示本企業良好的資信形象,提升信用等級。尤其是在合同管理方面,通過規范的合同管理,取得政府部門認證的「重合同守信用」企業稱號,無疑對樹立、宣傳本企業的良好信用大有裨益。因此,完善的合同檔案管理有利於豐富社會和企業「信用管理體系」成果。 其次,在合同管理中引入信用管理機制,有利於提高科學管理水平,避免損失。例如,合同簽訂前,對簽約方資信(信用等級) 進行信用調查和分析評估;合同執行中,對合同執行情況進行跟蹤監督、分析評價,及時發現風險並採取應對措施;合同履行後,對合同執行情況進行統計匯總,發掘有效信用信息,確定(修改) 客戶信用標准,建立動態的客戶信用等級等。從而使企業具有一定的識別、評估和規避客戶信用風險的能力。從這個意義上說,合同檔案也是企業建立「客戶信用管理體系」的重要信息流。可見,合同檔案信息資源的開發一旦與資信體系的建立相結合,兩者相得益彰,將會煥發出長久的生命力。積極探索二者建立關聯的模式、方法和深度,並加以提煉開發,恰恰是合同檔案編研新的切入點。 本回答由社會民生分類達人 胡瑞濤推薦
㈦ 合同檔案管理制度的基本原則
制定該制度的基本要求是要根據企業管理的實際情況，規定合同檔案的期限回和管理程序，既要考慮到簡便實用答，也要考慮到合理合法。由於合同檔案不同於其他的檔案，作為合同歸口管理部門的企業法律顧問室也應當自己保存一份合同資料。因此，可以在辦法中要求主辦單位復印一套材料交法律顧問室。
製作合同檔案的基本要求是如實記載合同簽訂、履行的真實情況，特別是涉及合同履行的全部文字材料要逐一登記歸檔，便於查詢和利用。
㈧ 檔案管理包括合同管理嗎
包括，檔來案管理的內容從自2個方面來看：
（1）公司對內的文書資料，包括公司的各項規章制度，各部門的發文，公司主持召開的各種專業會議形成的會議記錄、文件、會議綱要、重要領導人的講話及會議決定，公司制定的各項計劃，重要工作成果如工程設計圖紙等。
（2）公司涉外的文書資料，包括黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、合同、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料等。
包括合同及合同管理。
㈨ 企業的檔案管理員是否必須是企業的正式合同員工
目前企事業單位來的用自工形式:
1、勞動合同
2、承攬合同關系，以完成一定工作任務為期限的勞動合同
3、勞務派遣
4、非全日制用工，是指以小時計酬為主，勞動者在同一用人單位一般平均每日工作時間不超過四小時，每周工作時間累計不超過二十四小時的用工形式。
5、勞務（僱傭）關系（即雙方未形成行政管理關系）
就這一職位而言，適合的最好的用工形式是正式合同制
當然由於某些原因也可實行派遣制，一般不適用非全日制、無固定期限制與勞務形式用工。