通過培訓提高了檔案業務

A. 淺談如何做好各類培訓班教學檔案管理工作

課堂教學是教學的基本形式，是學生獲取信息、鍛煉多種能力和養成一定思想觀念的重要渠道。內然而課堂教學的容時間是有限的，要實現用最少的時間使學生獲得最大的進步與發展，新課程基礎教育課程改革必須面對的一個問題就是如何使課堂教學效益最大化，有效教學是一重要途徑。

B. 試談檔案管理人員的教育培訓問題

李湛

(中石油西南油氣田分公司勘研院)

摘要 本文從加強檔案人員職業道德教育和檔案管理人員的業務技能培訓兩方面來論述，並結合工作實際，提出了加強檔案管理人員的教育培訓的方式方法。

關鍵詞 檔案人員 教育 培訓

檔案管理人員素質的高低決定著檔案管理水平的高低，現代檔案管理要求有一支作風過硬、能力突出、業務精湛的檔案人員隊伍，以適應社會經濟發展、科技進步的需要，因此檔案管理人員的教育培訓工作就顯得極為重要。我們應該加大檔案管理人員的教育培訓力度，一方面加強職業道德教育培訓，促進檔案管理人員綜合素質的提升；另一方面加強檔案管理人員的業務技能培訓和交流，促進檔案管理人員的業務素質的提升。

1 檔案教育培訓工作的意義和任務

1.1 檔案教育培訓是檔案學歷教育的延續和完善

檔案教育培訓工作如同普通全民教育一樣，是與社會發展緊密聯系的，是檔案學歷教育的延續和完善，它可以彌補學歷教育中的不足，並且在學校專業教育的基礎上，增強和擴展檔案專業人員的知識面與創新能力，使其得到全面發展。

1.2 檔案教育培訓的任務

其任務是使受教育者的知識和能力得到拓寬、加深、提高，使其結構趨於合理、水平保持先進，以便更好地達到檔案工作要求。教育培訓工作要從檔案工作的最新發展動態出發，採用持續不斷的教育形式，給受教育的人以關於檔案工作的新思維、新理論、新技術和新方法，促使他們更新知識結構，達到檔案隊伍的不斷優化，推動檔案工作和檔案事業的不斷進步。

2 加強對檔案管理人員的職業道德培訓

要想成為一名合格的檔案管理人員不僅需要勤奮工作，業務過硬，同時還應具備良好的職業道德素質及團隊合作精神，因此，培訓不僅要實現知識更新，強化技能，還要拓寬培訓內容，為塑造復合型的檔案管理人才搭建平台。

2.1 加強職業道德培訓

由於員工當前所面臨社會環境帶來的各種不利影響，加大了對員工思想政治工作的難度，再有檔案管理工作枯燥，整天面對冰冷的庫房、成堆的資料，或許還有種種不公平的現象，外面又是五彩繽紛的大千世界，有時容易心理失衡，我們面對現實，開展對員工的心理疏導，樹立正確的價值觀，講奉獻，敢擔當，正確地認識自己，對自己的工作目標有一個正確定位，只有具備良好職業道德的人，才能做好檔案管理工作。

2.2 加強團隊合作意識

團隊合作包含兩層內容，一方面我們檔案管理人員自身是一個整體，我們之間相互協作，共同工作；另一方面與其他部門溝通協作，「檔案人員要學會管理」^[1]，在自己所處的管理環境中與各個方面和諧合作，做好收集、歸檔工作，共同提高歸檔質量，共同推動檔案工作的發展。

3 加強檔案管理人員業務技能培訓和交流

應根據不同崗位對人員素質與能力的需要，以及檔案事業發展對檔案人員知識更新的要求，本著干什麼學什麼、缺什麼補什麼的原則，讓檔案管理人員學到最想學到的知識、掌握到最想掌握的技術、解決最想解決的問題，不斷完善業務技能培訓與交流的教學模式，形成有利於培養檔案人員實際工作能力和創新能力的教學體系，最終達到學以致用，提高檔案工作質量與水平的目的。我們檔案室現有11名檔案管理人員，從1999年重組改制至今參加培訓的為20人次，培訓的周期偏長。近幾年，檔案室新調來同事從事檔案工作，沒有機會參加系統性培訓，即便是有培訓機會，也是一些時間很短的、粗放性的培訓。

3.1 制定科學的培訓規劃，建立健全定期培訓制度

當前檔案管理人員的培訓現狀是：培訓內容實用性不強，內容單一，培訓前沒有做充分調研，准備工作不細，針對性不強，需要培訓的人沒來，來培訓的人回去後用不上，培訓的價值體現不出來。另外，檔案管理人員的上進心不夠，直接導致培訓效果不佳。要改變這種狀況需要制定詳細的教育培訓規劃，在充分調研的基礎上，制定科學、合理的檔案教育培訓規劃是保證檔案教育培訓工作有目的、有序開展的基礎。要制定出符合實際工作需求又包含超前意識的檔案教育培訓規劃，我們應該做多方面的調研工作。

3.1.1 調研檔案人員的基本信息

包括年齡、文化程度、職稱、畢業院校、所學專業、從事檔案工作年限、參加培訓情況。了解這方面的情況，有助於檔案教育培訓規劃所確定的目標和任務，具有較強的針對性和適用性。

3.1.2 調研本企業有關檔案管理的規章制度、本企業基本情況

了解這方面的情況，有助於檔案教育培訓規劃更適應現代企業的發展，建立與現代企業制度相適應的檔案管理模式，為企業培養優秀的檔案管理人才。中石油集團公司頒發的《檔案工作評價辦法及實施細則》中組織管理部分明確規定：每年組織檔案培訓工作是評價指標之一，因此建立定期培訓制度對提高檔案人員的綜合能力，促進檔案管理水平的提升至關重要，也是對《檔案工作評價辦法及實施細則》的具體落實，無論是檔案戰線的新手還是老將，都實行動態培訓，實行全員培訓，人人都能達到培訓—提高、再培訓—再提高的良性循環過程。

3.1.3 調研國家制定的有關檔案的法律、法規

了解這方面的情況，有助於檔案教育培訓規劃的指導思想、原則，與國家檔案局對檔案教育培訓的要求保持一致，從而促進檔案教育培訓工作全面協調、可持續發展。

3.2 豐富培訓內容，構建多樣化的培訓形式

3.2.1 教育培訓內容應從一般性培訓為主，逐步轉變為以分崗位、按專題培訓為主，培訓的內容不僅單純是檔案專業的業務學習，也可是與檔案工作有關的學習

對新上崗人員的培訓要從一本教材教授所有崗位的人員，形成為不同類型和職責的人員設計不同內容的專題培訓，在崗多年人員的繼續教育要從更新知識、更新技術方面的需要，設計不同內容的培訓專題。勘研院辦公地點搬遷至新辦公區後，檔案室針對庫房區、辦公區新設立的消防設施專門搞了一次消防設施「應知應會的安全生產」培訓，所有的檔案人員全員參與其中，邊看邊學，邊學邊操作。通過學習，大家知道了諸如「煙感器」、「水噴器」、「數據採收器」、「氣體感應器」等新的名詞和它在安全生產中的使用方法，以及在檔案的庫房管理和資料保護中所起的作用，學會在突發性事件發生時，如何有效使用這些消防設施。這樣面對面地交流討論學習，記憶深刻，收效明顯。

3.2.2 開展檔案人員面對面交流研討式的教育培訓

培訓的模式不限於由主講人講解，大家聽課，也可以採取檔案從業人員直接交流。直接交流的人員可以是一兩個單位參加，也可是幾個單位人員參加，可以針對一個特定主題，也可以是在工作中遇到的問題，大家討論，其好處在於檔案人員直接參與其中，又授課又聽課，既當老師又當學生，達到互動交流，互相學習，交流經驗，這樣的研討式培訓模式能夠調動教與學兩方面積極性，培養檔案人員的分析問題能力、研究問題能力以及創新能力。有一年在重慶針對中油檔案管理系統(E6系統)開展的深度培訓形式就很好，培訓前帶著各單位在使用E6系統中遇到的問題去學習，各位專家講解，一一作答，不僅效果甚佳，實用性極強，對E6系統的順利上線運行十分有利。

3.2.3 開展深度培訓

現在的培訓模式大多都是圍繞一個主題開展普遍培訓，注重實際操作，達到應知應會的目的，而更深入的系統性培訓機會極少，而中石油集團公司頒布的《檔案管理工作評價辦法及實施細則》要求檔案管理人員不僅只限於日常檔案的收集、整理、保管、檢索利用、庫房管理等檔案管理的基本工作，明確提出了開展檔案資源建設、檔案信息化建設、檔案開發利用等工作。針對要求我們可以請高級專家或大學教授開展專題培訓，講解國內外檔案學界的研究動態與研究方法、檔案工作的發展趨勢、檔案科技水平等，使受教育者時刻關注和了解國內外檔案事業發展趨勢，掌握理論研究動態和現狀，以及現代科技在檔案中的運用水平。深度培訓的益處在於調動檔案管理人員主觀能動性，充分發揮檔案管理人員的學習熱情。作為一名檔案管理人員在參加深度培訓的同時，也需要多讀一些報紙、雜志，諸如《中國檔案報》、《檔案學通訊》等有關檔案書籍，從深度上、從廣度上鍛煉自身能力，開闊思路，打開眼界，受到啟發，從而在工作中勤動腦、愛思考，「檔案人員應是通才」^[1]。所謂通才是指既具有某些專業知識而又知識面廣博、基礎知識扎實，並善於把各門類知識融會貫通的人才。

3.2.4 探索網路培訓的模式

現階段的培訓形式大多採用集中授課、集中培訓的模式，這樣的培訓模式會受到舉辦人員、舉辦時間、舉辦地點、舉辦經費等因素的限制，不能達到十分理想的培訓效果。現今館藏檔案數字化、現存檔案電子化、借閱檔案網路化是檔案管理工作未來發展趨勢，尤其是館藏檔案數字化建設目前是各單位相繼開展的一項工作，勘研院從2014年5月起相繼開展館藏永久、長期保管的文書類、勘探類、開發類、物探類、基建類、實物類檔案數字化工作，將各類形式的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，利用計算機系統進行管理，實現數字化後給檔案管理工作帶來的變化是全方位的，將帶來新的管理方式和管理空間，我們教育培訓工作應針對這一發展趨勢，充分利用發達的網路系統，設計相適應的培訓內容，建立「網上培訓課堂」，把培訓的資料放到網上，供大家學習、探討在數字化後如何提供利用，如何對檔案借閱實現統一的許可權管理，如何設計網路計算機的安全保密方案。另外，從事檔案管理人員的文化程度也逐年提高，年輕、有活力、接受新事物快，網路閱讀已成為一種時尚，我們的網路培訓模式也是順應時代潮流，可以提高年青檔案管理人員的工作興趣。在具體操作上，可借鑒公司OA系統推廣應用的成功培訓模式，當時OA系統採用一對一面授、集中授課、網路課件適時下載、計算機客戶端遠程解答等多種方式相結合，在相對集中的時間，對不同的系統用戶進行全方位的使用培訓指導，成效顯著。在教學方式上和課程設置上，應注重針對性、實用性和先進性，根據不同層次檔案人員的知識基礎和實際需要確定不同專題的網路教學內容，增強檔案人員應用網路資源進行自學的意識和能力。另外，還可在「網路課堂」里定期解答大家在工作上的疑問，交流心得體會，分享工作經驗。總之，網路培訓可以不受時間、地點、經費的限制，還可信息共享，節約培訓成本，又能達到提高人員素質的目的。

如今檔案管理人員的培訓內容多種多樣，培訓方式也各有千秋。但是檔案培訓工作是一個動態的發展問題，它必須與國民經濟、科學技術的發展相適應，同時檔案管理人員的素質能力關繫到檔案管理水平的高低，檔案管理水平的高低又決定檔案事業的發展，因此我們檔案管理人員的培訓教育工作的重點應當培訓高素質的檔案管理人員，走「高大上」的培訓模式。為此建議各級企事業單位如同制定科研發展計劃一樣制定檔案管理人員系統的、明確的、嚴格的、給力的中長期培訓計劃、培訓目標、培訓制度和培訓措施，不斷總結檔案管理人員教育培訓的經驗和不足，以便全面提升檔案管理人員的素質，使檔案事業與經濟建設、科技進步同步協調、持續發展。

參考文獻

[1]劉萌.檔案工作與知識經濟論[M].北京：中國人民大學出版社，2001.

C. 檔案管理培訓的培訓背景

知識管理已經成為21世紀現代企業管理的一個戰略舉措和重要內容。檔案管理是知識內管理系統的重要基礎。本課程旨容在通過對檔案管理新觀念認知，檔案管理的工具方法論、流程和檔案管理操作實務的學習，提升檔案管理人員的專業化和職業化素養和檔案處理工作效率，為企業建立規范化、科學化的檔案管理系統，建立企業知識管理體系打造基礎！

D. 國家檔案局舉辦的檔案人員培訓有用嗎

不知你說的有用是用在哪裡。作為檔案工作人員，是非常希望參加每年的檔案繼續教育培訓的，特別是國家檔案局這樣最高層次的培訓。首先對於個人來說，工作中是需要不斷地提高，時刻了解現在最前沿的檔案工作知識的；第二，在職稱晉升時，這些檔案人員培訓紀錄也是有用的。第三，能與檔案工作同仁共同學習是非常開闊眼界的，交到朋友，還知道工作上的差距。是非常好的機會。有這樣的機會，別錯過呀！

E. 我公司給每位員工建立了培訓檔案，歷年來都編號保存著，越來越多,怎麼處理離職員工與在職員工的檔案

你的想法是對的,

1. 你可以定期撤掉,按照員工離職可以1年做1次或者...

2. 撤掉的檔案裝訂成冊,標明裝訂時間

3. 電子檔登記好,比如工號,姓名,裝訂時間等

4. 至少要保存2年才能銷毀

F. 提高檔案管理工作的實效方法有哪些

一、加強學習，提升素質，實現檔案管理人員專業化 為進一步提高檔案工作的規范化、科學化管理水平，選擇具有較高政治素質、原則性強、作風正派、吃苦耐勞，服務意識強的同志擔任此項工作。為使從事檔案人員具有較強的業務能力，能夠掌握現代化的管理技術和方法，注重加強對檔案工作人員的教育培訓，讓檔案人員不斷獲取新的檔案工作相關信息，不斷更新自己的觀念。結合實際，檔案人員先後學習了《檔案從業人員必讀》、《歸檔文件整理標准》、《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》等材料，不斷提高了檔案人員的專業知識水平和文化理論素養，使檔案管理工作邁上新台階奠定了堅實的基礎。
二、立足服務，創新載體，突出檔案動態管理。
XX鎮在開展各項信息調查過程中，超前規劃，及時更新檔案，保證方便管理和快捷利用。對各類信息檔案實行動態管理，對相關工作的復核、匯報提供了重要依據，通過查閱 1
檔案，可以快捷的確定重點，完成工作。不僅縮短了時限，節省了物力和人力，而且提高了工作效率。
三、完善硬體，加大投入，突出檔案工作重視力度 對檔案工作經費，辦公設備給予大力支持和充分保障。根據相關要求，調整了檔案室，更換了新檔案櫃。做到了檔案辦公兩分開。嚴格按歸檔范圍、保管期限對照每份文件，使機關檔案工作更好地得到了利用，大大方便了機關各項工作的開展。
四、整合資源，超前規劃，實現檔案管理規范化。 近年來，我們依照《檔案法》《檔案法實施辦法》等法律、法規，不斷強化機關檔案工作，開展文書立卷「當年清」工作，對上年度形成的各類有保存價值的文件材料全部整理歸檔。在做好文書檔案工作的同時，我們還注重了聲像、照片、電子文件等檔案的收集整理，從源頭上確保檔案資源在載體和門類上的齊全完整。結合XX實際，制定了《XX檔案管理制度》,指定專人負責管理，做到隨辦隨歸，開口管理。制度管理上做到了嚴格管理，規范使用，保證了檔案管理工作的正常運轉。對各類檔案的建立，堅持「四個統一」，即明確統一的檔案盒、統一的檔案袋、統一編碼和代碼、統一檔案櫃。為了依法、規范、有序地整合檔案資源建設，規范歸檔的檔案，按檔案類別規范標准注冊、編目，及時入庫上架，檔案的規范管理，提高了檔案管理質量，極大地提高了檢索速度和檔案的質量。
五、注重安全，保密為先，確保檔案管理的秘密性
深入開展了《保密法》宣傳教育，不斷提高對保密工作重要性的認識，增強全鎮機關幹部的保密意識；嚴格遵守保密制度，切實履行公文的收發、傳遞、借閱、歸檔和銷毀等各個環節的登記、簽字手續，嚴禁公文隨處丟放，確保檔案的安全與機密；秘密文件嚴格限制知悉范圍，不隨意擴散、復印；傳達秘密文件按照有關的管理規定，除公務需要外不得擅自攜帶秘密文件外出。

G. Excel 員工培訓檔案管理求助

有做員工花名冊嗎？有做的話，再加員工培訓情況一列，只是這一列里都是用超級連接的形式，就是與其它文檔連接，而這個文檔專用列舉員工經過了什麼培訓，什麼時候培訓的，培訓了多長，當場的考試成績，後續的評估結果等。

H. 培訓檔案怎樣建立

、全年培訓課程記錄統計表

設計一張EXCEL表格，統計匯總整個年度已實施課程的情況，具體項目依次可包括序、培訓類別（內訓、外訓，或者根據培訓形式需要分細類，如公開課、內部訓練、光碟學習、讀書會等）、培訓課程名稱、培訓時間、培訓地點、課程時數、主辦單位（內訓為發起組織部門，外訓為某培訓機構會單位）、講師、學員對象、參加人數、實到人數、出勤率（公式設定自動計算）、培訓費用（含課程費用、教材費等直接與培訓相關的費用，與財務科目保持一致，便於對應年度培訓預算）、人均培訓費用（培訓費用/實到人數）、評估方式（考試？問卷調查？心得報告？）、培訓滿意度（根據評估表統計出滿意度）、總時數（課程時數×實到人數）、備注。如下圖所示：

4、其他檔案

其他檔案包括：

A、內部講師資料庫：將擔任內部講師的員工基本信息拷貝出來，然後加上內部講師的一些信息，如時間、級別、可授課程、授課次數與時數等，這一塊我們還有待完善。

B、培訓供應商資料庫：包括培訓公司名稱、公司的性質、關鍵/優勢業務領域、地址、聯系人/聯系方式、供應商說明（是否合作過，評價如何，有何特別要說明的地方）、供應商資質（根據你的需要把供應商分級別管理，在有需要時可優先與資質級別高的供應商聯絡洽談）

C、課程庫：

根據公司的培訓課程體系，按體系分類建立文件夾，將整年的培訓課件和資料打包放進文件夾內，慢慢充實你的課程體系，因為這些課程都是上過的，更具有可實施性，所以，不是將一些相關的其他課件放入，必須是與你公司有關的，或自己上過，或請人來上過，以後在修訂課程的時候可標識版本號。

參考網路文庫：http://wenku..com/link?url=-AD_2AMNPGChYGrlodO-oQk1wjY_

I. 如何建立和完善企業培訓檔案

對於培訓來說,少不了要對全年的培訓工作有個總結與自我評估,在現在許多還沒有辦法做到用6SIGMA來評估培訓投資收益的時候,培訓的一些數據在工作總結中就發揮了很大的作用,透過對培訓記錄的總結和分析,領導層心裡應該還是有數的:雖然不能明確知道培訓帶來了多少利潤的增長,但無疑,沒有培訓,公司的情況將會更差。
對於培訓檔案建設方面的日常工作,可以從以下幾個方面入手:
1、全年培訓課程記錄統計表
設計一張EXCEL表格,統計匯總整個年度已實施課程的情況,具體項目依次可包括序、培訓類別、培訓課程名稱、培訓時間、培訓地點、課程時數、主辦單位、講師、學員對象、參加人數、實到人數、出勤率、培訓費用、人均培訓費用、評估方式、培訓滿意度、總時數、備注。如下圖所示:

這個表建立之後,關鍵就是在日常中及時填寫更新,每次課程結束之後就要把課程相應信息錄入到此表中,記住,是所有的培訓,包括免費獲得培訓,包括臨時開辦的學習會。
2、單項課程資料包
單項課程包的含義是每一次課程都要按照培訓作業流程將各項表單、資料歸檔,分課程保存。對於每項課程,內部課程需要存檔的資料包括:
A、培訓申請表(內訓都需要申請審批,培訓是成本)、培訓課程計劃(附在申請表後面供領導參考評估,內容包括課程開辦的原因與目標、課程要素時間、地點、對象等介紹、講師的介紹、課程效果評估方法、培訓費用等);
B、開課通知單:審批之後就發布開課通知單,列清各項培訓要素,有必要者可根據學員對象列上具體學員名單,一一對應。講師邀請函也可做一份,以顯示對講師的尊重。
C、培訓簽到表:配合開課通知單的學員名單一一對應簽到;
D、課程教材、講義:包括紙質版、電子版、課程相關的其他資料,如案例、討論、表格等;
E、培訓評估表或心得報告:培訓結束後要進行效果評估,將學員提交的評估資料整理歸檔;
F、培訓總結報告:培訓結束後要對本次培訓課程進行總結,出勤情況、學員滿意度情況、學員的反饋、培訓工作存在的問題以及改進措施等。講師感謝函也可發出一份,向講師表示感謝並反饋本次培訓結果。
以上這些東西統一歸檔於檔案袋,就是一個比較完整的單項課程資料包,各項資料較為齊全。
外訓課程需要存檔的資料包括:
外訓申請表和課程信息(外部機構的課程資料)、培訓講義、培訓評估表和心得報告
3、員工個人培訓檔案
建立每一位員工的培訓記錄,通過這個記錄可以很快得到員工參加了哪些培訓課程、參加培訓的總時數有多少、花費的培訓費用有多少,每次培訓後的評估結果如何,這些數據對於在需要了解員工學習情況時會有用處,尤其是在晉升評審、轉崗、調動的時候會有參考價值。
如果沒有IT系統的支持,可以用EXCEL表格建立每一位員工的每一次培訓記錄,然後將EXCEL導入ACCESS資料庫,利用ACCESS資料庫裡面的報表功能,將EXCEL表格一行一行的信息通過報表功能轉換為一頁的東西,這樣便於列印,也便於整體瀏覽。如果有IT系統那就更方便了。

4、其他檔案
其他檔案包括:
A、內部講師資料庫:將擔任內部講師的員工基本信息拷貝出來,然後加上內部講師的一些信息,如時間、級別、可授課程、授課次數與時數等。
B、培訓供應商資料庫:包括培訓公司名稱、公司的性質、關鍵/優勢業務領域、地址、聯系人/聯系方式、供應商說明(是否合作過,評價如何,有何特別要說明的地方)、供應商資質(根據你的需要把供應商分級別管理,在有需要時可優先與資質級別高的供應商聯絡洽談)
C、課程庫:
根據公司的培訓課程體系,按體系分類建立文件夾,將整年的培訓課件和資料打包放進文件夾內,慢慢充實你的課程體系,因為這些課程都是上過的,更具有可實施性,所以,不是將一些相關的其他課件放入,必須是與你公司有關的,或自己上過,或請人來上過,以後在修訂課程的時候可標識版本號。
培訓檔案建立完善後，可以根據你年度培訓計劃的課程,隨便抽一個課程,審查你是否有開課申請、開課通知、簽到、教案、評估資料,隨便抽一個員工,看他是否經過了上崗培訓、考核資料、其他培訓記錄等，你都可以很好的做出總結與評估。