行政文秘基本知識培訓視頻

1. 行政秘書是做什麼的

行政秘書是指在黨政機關工作，屬於行政機關的秘書。行政秘書一般具有較強的協調能力和組織能力，能夠協助領導處理各項行政事務，完成領導交辦的各項事務，是領導的重要助手。他們不僅有較強的寫作能力，有時還需要出謀劃策。

主要工作內容：

1.協助維護辦公設備和辦公環境；

2.解決行政費用；

3.負責相關文件的管理；

4.負責人事部秘書、公章管理工作；

5.簽發各類函件(包括行政介紹信、證照等)、幹部(職工)調動通知；

6.負責各類文件和通知的接收和監督；

7.負責本部門的接待及日常事務；

8.負責人事檔案和文件檔案的管理；

9.協助做好人員統計報表的統計工作；

10.負責本部門的計劃生育、安全保密工作；

11.完成辦公室領導交辦的其他工作。

(1)行政文秘基本知識培訓視頻擴展閱讀

成為一名優秀的行政秘書的基本要求：

1.忠於職守 。干一行愛一行，這是職業准則，行政文秘工作人員首先要熱愛自己的工作，這樣才能對工作有強烈的責任感，才能很好的完成領導分配的工作任務，對自己負責，對工作負責，對領導負責，腳踏實地的去完成自己份內的工作。

2.誠實守信，遵規守紀。誠實守信不僅是做人的基本原則，也是行政文秘工作的首要條件之一，行政文秘工作人員在工作中在做到守時、守信、守約，在工作中遵守企業的規章制度，遵守法律的相關規定，不違反工作條例，不做違法犯罪的事情，嚴格律已。

3.待客熱情，謙虛謹慎。行政文秘工作許多時候所代表的是領導的意見和意圖，所以在待人接物方面要熱情、謙虛謹慎。這是作為一名合格的文秘人員做人做事的基本原則，在工作中要處理好與同事之間的人際關系，形成良好的溝通能力，讓工作能夠順利進行下去。

4.注重儀表，注意言行。身為一個行政文秘人員，應該有良好的儀表，因為行政文秘人員代表不僅僅是個人更是企業的形象。不能身著奇裝異服，出口成「臟」，要時時刻刻注意自己的一言一行。

5.默默無聞，無私奉獻。身為領導身邊的工作人員，要時時刻刻為領導服務，時刻與領導思路同步。人們只看到領導的風光，而忽視了行政文秘背後的努力和辛勤。這是工作性質所決定的，優秀的行政文秘應該甘願退在領導光芒的背後，默默工作，無私奉獻，能夠安分守己地做好自己的工作。

2. 誰做過行政文秘，能不能告訴我一點專業術語，和相關面試知識

看什麼單位吧，有的單位很正規，我現在的單位行業TOP5全國500強，文秘崗位的專業術語內就是打雜，一切的一切都容是圍繞領導要求的事情展開工作，包括檔案管理啊證件年審啊公會活動的組織啊文件的下發啊會議的組織啊這些都是每年必須做的，日常的工作就是圍繞領導轉，沒什麼很專業的術語，很雜，心態好還是能學不少東西的，最重要的是必須學會怎麼處理上下級之間的人際關系。
你說的人事和五險一金，這個要看你們單位的崗位配置了，我們是有專門的人力資源崗位的，這個都與文秘無關，如果沒有，那麼我想領導這個不交給你會交給誰呢？五險一金跑得麻煩死，你覺得領導會自己去做？

3. 行政秘書，需要接受什麼培訓

北京金世紀學校有文秘培訓，挺不錯的。

4. 自學行政管理、秘書學等等。應該看些什麼書。

當然是商業博弈\企業管理詭道方面的書了,只有充分了解到企業內部的商業謀略,你才能真正了解老總想什麼,看看"商業籌碼狙擊戰"吧,這本書專門講管理方面的謀略的,應該對對你有幫助,滿意別忘加分~

5. 你是主考官，現在讓你招聘行政秘書、客戶經理、培訓專員，可以提些什麼問題

問題一：「請你自我介紹一下」
1、這是面試的必考題目。
2、介紹內容要與個人簡歷相一致。
3、表述方式上盡量口語化。
4、要切中要害，不談無關、無用的內容。
5、條理要清晰，層次要分明。
6、事先最好以文字的形式寫好背熟。
回答要點：用10秒鍾簡單說說個人資料即可。用一分半鍾左右時間介紹你以前從事的工作，和所獲得的經驗。再用一分鍾左右時間描述你以前的工作經驗對應聘的這份職位來說有那些幫助。
問題二：「談談你的家庭情況」
1、況對於了解應聘者的性格、觀念、心態等有一定的作用，這是招聘單位問該問題的主要原因。
2、簡單地羅列家庭人。
3、宜強調溫馨和睦的家庭氛圍。
4、宜強調父母對自己教育的重視。
5、宜強調各位家庭成員的良好狀況。
6、宜強調家庭成員對自己工作的支持。
7、宜強調自己對家庭的責任感。
問題三：「你有什麼業余愛好？」
1、業余愛好能在一定程度上反映應聘者的性格、觀念、心態，這是招聘單位問該問題的主要原因。
2、最好不要說自己沒有業余愛好。
3、不要說自己有那些庸俗的、令人感覺不好的愛好。
4、最好不要說自己僅限於讀書、聽音樂、上網，否則可能令面試官懷疑應聘者性格孤僻。
5、最好能有一些戶外的業余愛好來「點綴」你的形象。
問題四：「你最崇拜誰？」
1、最崇拜的人能在一定程度上反映應聘者的性格、觀念、心態，這是面試官問該問題的主要原因。
2、不宜說自己誰都不崇拜。
3、不宜說崇拜自己。
4、不宜說崇拜一個虛幻的、或是不知名的人。
5、不宜說崇拜一個明顯具有負面形象的人。
6、所崇拜的人人最好與自己所應聘的工作能「搭」上關系。
7、最好說出自己所崇拜的人的哪些品質、哪些思想感染著自己、鼓舞著自己。
問題五：「你的座右銘是什麼？」
1、座右銘能在一定程度上反映應聘者的性格、觀念、心態，這是面試官問這個問題的主要原因。
2、不宜說那些醫引起不好聯想的座右銘。
3、不宜說那些太抽象的座右銘。
4、不宜說太長的座右銘。
5、座右銘最好能反映出自己某種優秀品質。
6、參考答案——「只為成功找方法，不為失敗找借口」
問題六：「談談你的缺點」
1、不宜說自己沒缺點。
2、不宜把那些明顯的優點說成缺點。
3、不宜說出嚴重影響所應聘工作的缺點。
4、不宜說出令人不放心、不舒服的缺點。
5、可以說出一些對於所應聘工作「無關緊要」的缺點，甚至是一些表面上看是缺點，從工作的角度看卻是優點的缺點。
問題七：「談一談你的一次失敗經歷」
1、不宜說自己沒有失敗的經歷。
2、不宜把那些明顯的成功說成是失敗。
3、不宜說出嚴重影響所應聘工作的失敗經歷，
4、所談經歷的結果應是失敗的。
5、宜說明失敗之前自己曾信心白倍、盡心盡力。
6、說明僅僅是由於外在客觀原因導致失敗。
7、失敗後自己很快振作起來，以更加飽滿的熱情面對以後的工作。
問題八：「你為什麼選擇我們公司？」
1、面試官試圖從中了解你求職的動機、願望以及對此項工作的態度。
2、建議從行業、企業和崗位這三個角度來回答。
3、參考答案——「我十分看好貴公司所在的行業，我認為貴公司十分重視人才，而且這項工作很適合我，相信自己一定能做好。」
問題九：「對這項工作，你有哪些可預見的困難？」
1、不宜直接說出具體的困難，否則可能令對方懷疑應聘者不行。
2、可以嘗試迂迴戰術，說出應聘者對困難所持有的態度——「工作中出現一些困難是正常的，也是難免的，但是只要有堅忍不拔的毅力、良好的合作精神以及事前周密而充分的准備，任何困難都是可以克服的。」
問題十：「如果我錄用你，你將怎樣開展工作」
1、如果應聘者對於應聘的職位缺乏足夠的了解，最好不要直接說出自己開展工作的具體辦法，
2、可以嘗試採用迂迴 戰術來回答，如「首先聽取領導的指示和要求，然後就有關情況進行了解和熟悉，接下來制定一份近期的工作計劃並報領導批准，最後根據計劃開展工作。」
問題十一：「與上級意見不一是，你將怎麼辦？」
1、一般可以這樣回答「我會給上級以必要的解釋和提醒，在這種情況下，我會服從上級的意見。」
2、如果面試你的是總經理，而你所應聘的職位另有一位經理，且這位經理當時不在場，可以這樣回答：「對於非原則性問題，我會服從上級的意見，對於涉及公司利益的重大問題，我希望能向更高層領導反映。」
問題十二：「我們為什麼要錄用你？」
1、應聘者最好站在招聘單位的角度來回答。
2、招聘單位一般會錄用這樣的應聘者：基本符合條件、對這份工作感興趣、有足夠的信心。
3、如「我符合貴公司的招聘條件，憑我目前掌握的技能、高度的責任感和良好的適應能力及學習能力 ，完全能勝任這份工作。我十分希望能為貴公司服務，如果貴公司給我這個機會，我一定能成為貴公司的棟梁！」
問題十三：「你能為我們做什麼？」
1、基本原則上「投其所好」。
2、回答這個問題前應聘者最好能「先發制人」，了解招聘單位期待這個職位所能發揮的作用。
3、應聘者可以根據自己的了解，結合自己在專業領域的優勢來回答這個問題。
問題十四：「你是應屆畢業生，缺乏經驗，如何能勝任這項工作？」
1、如果招聘單位對應屆畢業生的應聘者提出這個問題，說明招聘單位並不真正在乎「經驗」，關鍵看應聘者怎樣回答。 2、對這個問題的回答最好要體現出應聘者的誠懇、機智、果敢及敬業。 3、如「作為應屆畢業生，在工作經驗方面的確會有所欠缺，因此在讀書期間我一直利用各種機會在這個行業里做兼職。我也發現，實際工作遠比書本知識豐富、復雜。但我有較強的責任心、適應能力和學習能力，而且比較勤奮，所以在兼職中均能圓滿完成各項工作，從中獲取的經驗也令我受益非淺。請貴公司放心，學校所學及兼職的工作經驗使我一定能勝任這個職位。」
問題十五：「你希望與什麼樣的上級共事？」
1、通過應聘者對上級的「希望」可以判斷出應聘者對自我要求的意識，這既上一個陷阱，又上一次機會。2、最好迴避對上級具體的希望，多談對自己的要求。3、如「做為剛步入社會新人，我應該多要求自己盡快熟悉環境、適應環境，而不應該對環境提出什麼要求，只要能發揮我的專長就可以了。」
16.你可以為我們完成哪些其他人做不到的事情?
這個問題上,你有權利或者是義務來自吹自擂。談論一些你完成工作的記錄,提到你簡歷中的獨特之處,或者列出你職業生涯中的成就。告訴別人,你的技能和興趣在獲取這些結果的過程中發揮了很大的作用,並使得你很有價值。提到你能夠合理的安排工作優先順序,找出問題,並利用你的經驗和精力來解決問題。
17.你覺得這個職位最吸引你的地方是什麼?最不吸引你的地方又是什麼?
列出3到4個這個工作吸引人的方面,然後提出一個簡單的不重要的不吸引人的問題。
18.談論一下你對你應聘的這個職位的定義
你的答案應該簡短並且是基於工作要求的。考慮這個工作的責任和義務。在你回答問題之前確定你真正的了解這個職位所涉及的方方面面。如果你不確定,就去問面試官,他可能會幫你回答這個問題。
19.你的管理方式是什麼樣的?
你必須對這個公司的風格有足夠的了解,這樣才能讓你的管理風格對其進行補充。可能的風格包括:基於任務的(我喜愛問題-研究那些是錯誤的,選擇一個解決方案並完成),基於結構的(我做出的任何一個管理的決定是基於它是如何影響問題的底線的),或者是家長式作風的(我致力與管理好我的每一個下屬,並給他們指引正確的方向)。民主參與式的風格是目前比較流行的一種:一個開放的管理方式,通過激勵手下並根據所負責的事情分派任務來完成每一件事情。
一、測試人力資源與行政管理類人員「處理矛盾沖突的能力」問題
1.你在解決矛盾方面的哪些經驗？這些經驗和技巧對你管理水平的提高有什麼作用？
2.什麼情況或背景下會使你的工作變得很難？請舉例說明，當遇到這樣的問題時，你是怎樣解決的
3.假如有這樣一個情景：為了完成某項工作，你需要另一個部門提供十分重要的信息；但另一個部門認為，為你的部門收集信息不是他們的工作重點。你該怎樣解決這個問題？
4.假設你是7人工作團隊中的一員，7人中，有3人處得不好。如果這種局面正在危及部門的工作效率，你能想出什麼樣的方法來解決這個問題呢？為什麼？
二、測試人力資源與行政管理類人員「溝通技能」問題
1.你最近讀過的有關管理方面的書籍有哪些
2.你認為作為經理最困難的是什麼？
3.你是否有過管理下屬的經驗？你的直接下屬有多少？
4.一個好企業要取得進步，哪些方面是決定性的
四、測試人力資源與行政管理類人員「管理方面具體問題」問題：" @; w# _4 `' w8 C- H; [. @; p
1、你認為外行如何管內行？
; b- l& z5 ~- |解答：管理的魅力不僅在於你知道的事情懂得該怎麼辦，更在於你不知道的事情也懂得該怎麼辦；管理者往往是探索與總結達成目標的方法，再將方法做為內行的指導方向。2 D' {7 ]. r" r7 U) ]
技術問題：由技術員、工程師去解決
: p) k: K2 L' C9 P% Q0 n' t& {; `7 h k管理問題：通過管理隊伍建設、建立企業運作體系、建立企業管理制度來控制企業運作；通過企業運作分析、企業資源管理、強化企業運作的功能團隊來提升企業管理水平技術與管理往往無法集於一身，它們通常是互補與共存的，並且往往由管理引領技術，關鍵是在於管理者能明白所管團隊在企業不同階段要幫企業完成的不同使命。當然，管理者對（技術）知識、原理、特性應有一定的認識與了解，便於對症下葯。如果是以產品技術為工作對象的領導，則應是專行人事來擔任，如工程部經理、開發部經理、品管部經理等。
五、測試人力資源與行政管理類人員「計劃與控制能力」問題：
1、您來面試的過程中有沒有想過整個過程？說說您先前是如何打算應對這場面試的，包括各個階段。
2、舉個例子來說明一下您曾經做過的一個成功計劃及實施過程。
3、工作中您發現自己的實施結果與事先計劃出現較大的偏差，你將如何去行動？
七、測試人力資源與行政管理類人員「領導與指揮能力」問題：7 m, ]9 | L9 b6 D9 }8 R& Y
1、請問您在求學經歷中參加過哪些社團組織或參加過哪些公益活動，您在其中扮演什麼角色？
2.在長途旅行的火車或飛機上，您不認識周圍的人，大家都在沉默，您是如何去適應這種陌生環境的？
3.您認為上司對部屬做些什麼更利於他們的成長？
九、測試人力資源與行政管理類人員「授權與激勵能力」問題：
1、假如您是部門領導，您設想您在每半月一次的會議議程中該如何去部署會更好？(可提示回答方向：直奔主題，還是先給部屬打氣)
2.當您發現您的部屬目前士氣較低沉，您一般從哪些方面去調動？
3.評估你的員工的工作表現時，你怎樣才能確保評估的客觀公正？
十、測試人力資源與行政管理類人員「影響他人的能力」問題
1.請描述一下這樣一個經歷：你使別人參與、支持你的工作，並最終達到了預期目的。2.我想知道你是否遇見這樣的情形：部門的某位員工不願意干自己的工作。你採取什麼措施來改變這種情況的？
十一、測試人力資源與行政管理類人員「如何處理職場的人事問題」問題：
1.假如你與一個同事共同承擔一項任務，由於某種原因，他有些情緒，心理不舒暢，工作積極性不高，已經影響了你們的進度，這時你會怎麼辦？
2.面對現場公然的挑釁時，你會怎麼做？

6. 請問做秘書工作（行政文秘），需要掌握Word、Excel、PowerPoint的哪些知識點呢

雜七雜八地想到一些寫一些，不知對你有沒有幫助。

Word：
* 基本的文字排版（字體/字型大小/顏色/粗細/斜體/劃線等）
* 基本的段落排版（間距/對齊/縮進等）
* 項目編號/符號/列表（就是1.、2.、3.、這一類東西）
* 標題（1級標題，2級標題……）
* 表格
* 圖片（插入現成的照片、圖片等）
* 目錄
* 頁碼/頁眉/頁腳
* 樣式（可以幫助你重用並統一排版格式）
* 簡單的繪圖（流程圖、組織結構圖等）
* 分欄
* 文本框（在排一些稍復雜一點兒的版面時會用到）
* 基本的列印設置

Excel：
* 不同類型數據的基本錄入（如數值、貨幣、時間等）
* 不同表格風格的設置（如底紋、邊框、字體/字型大小、顏色等）和批量應用
* 規律性數據的錄入（如數列、時間序列等）
* 數據的簡單篩選
* 簡單公式的應用（如求和、計數、平均等）
* 簡單圖表的生成（如柱狀圖、折線圖、餅圖等）
* 基本的列印設置

PowerPoint：
* 基本的基於模版的圖文編排
* 幻燈片之間及條目之間的編排調整
* 母版的簡單編輯
* 簡單的動畫、切換效果等
* 簡單的演示操作（比如投影儀的連接和切換等）
* 基本的列印設置

最後，一般來說還有必要掌握上述三者之間協作的一些基本技能。比如，在Word或PowerPoint裡面插入Excel生成的表格或者圖表等。

其他朋友可以再補充……

7. 作為一個行政文秘，你經手的文件怎麼歸類

文件如何分類、歸檔
歸檔文件整理規則
1 范圍 本標准規定了歸檔文件整理的原則和方法。 本標准適用於各級機關、團體和其他社會組織。 2 定義 本標准採用下列定義。 2.1 歸檔文件 立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。 2.2 歸檔文件整理 將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。 2.3 件 歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復製件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。 3 整理原則 遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便於保管和利用。 4 質量要求 4.1 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。 4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。 5 整理方法 5.1 裝訂 歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，復製件在後；轉發文在前，被轉發文在後；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在後。 5.2 分類 歸檔文件可以採用年度－機構（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。 5.2.1 按年度分類 將文件按其形成年度分類。 5.2.2 按保管期限分類 將文件按劃定的保管期限分類。 5.2.3 按機構(問題)分類 將文件按其形成或承辦機構(問題)分類（本項可以視情況予以取捨）。 5.3 排列 歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。 5.4 編號 歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，並可設置機構（問題）等選擇項。（見圖A1。圖示中「＊」號欄為選擇項，不選用時無須設置。以下同）。 5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。 5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如1978。 5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。 5.4.4 件號：文件的排列順序號。 件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從"1"開始標注。館編件號按進館要求標注。 5.4.5 機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規范化簡稱。 5.5 編目 歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。 5.5.1 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。 5.5.1.1 件號：填寫室編件號。 5.5.1.2 責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。 5.5.1.3 文號：文件的發文字型大小。 5.5.1.4 題名：文件標題。沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加"〔 〕"號。 5.5.1.5 日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如19990909。 5.5.1.6 頁數：每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁。 5.5.1.7 備註：注釋文件需說明的情況。 5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸採用國際標准A4型（長×寬為297mm×210mm）。 5.5.3 歸檔文件目錄應裝訂成冊並編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。 5.6 裝盒 將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。 5.6.1 檔案盒 5.6.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）。 5.6.1.2 檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，並可設置機構（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最後一件文件的件號，中間用「－」號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。 5.6.1.3 檔案盒應採用無酸紙製作。 5.6.2 備考表 備考表置於盒內文件之後，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。 5.6.2.1 盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。 5.6.2.2 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。 5.6.2.3 檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。 5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。 答案補充
做個文件夾分類規范貼上標簽

8. 考試科目:《行政文秘》

梁溪縣衛生局《會議通知》全縣各食品加工行業：根據上級關於對食品加工行業專的衛生狀況進行一次全面大檢查屬的通知精神，決定召開我縣食品加工衛生工作會議，部署衛生檢查工作，現將有關事項通知如下：一、會議時間：2009年10月25日至26日。10月24日下午兩時至五時報到。二、參加會議人員：全縣各食品加工單位來一名負責人，各鄉、鎮及縣工商聯請派出一名代表列席會議。三、住宿費回單位報銷，伙食費個人自理，按有關財政規定給以補助。梁溪縣衛生局（公章）2009年9月28日

9. 如何做好行政文秘工作

【摘要】公司辦公室是一個為公司主要領導、機關各項工作直接服務的保障中心，是承上啟下、協調左右的橋梁和紐帶，信息傳遞與反饋的樞紐，在公司各項工作正常運作過程中具有舉足輕重的地位。文書工作作為辦公室的一項職能，越來越成為領導掌握政策、了解情況、把握趨勢、科學決策、制定計劃、處理事務的重要一環。
【關鍵詞】辦公室文書 ;文書工作
如何做好文書工作，對於確保領導正確決策，提高辦事效率，推動公司工作，有著十分重要的意義，具有明顯的綜合性、政治性、從屬性和服務性。
第一，它不同於一般的業務部門，其工作范圍廣，諸如文書處理、會務組織、機要保密、公務接待等都由文書來承擔。同時，上級部門的方針、政策、指示，本公司的規劃、計劃、決策，以及各部門和下級單位貫徹實施情況都要由文書這個環節來處理，體現了文書工作的綜合性。
第二，辦公室文書是直接為領導服務的，文書處理過程就是傳達貫徹有關方針、政策的過程，負有重要的責任，政治性強、時效性強，稍有疏忽就有可能給工作造成損失。
第三，辦公室文書工作是從屬於領導工作的一部分，是直接為領導工作服務、保證領導機關的領導人員進行工作的，它不能自身獨立存在，有明顯的從屬性。
第四，是它的服務性，它的重要職能就

10. 行政文秘如何寫好會議記錄

會議記錄是一種實用文體，是由負責記錄的人員對會議進行情況及會上發言和決定事項所作的記載。它是會議情況的真實反映。
1、會議記錄的要求。
會議記錄要求准確、真實、清楚、完整。記錄人員應當有高度的政治責任心，以嚴肅認真的態度忠實記錄發言人的原意，重要的意思應記原話，不得任意取捨增刪。會議的主要情況，發言的主要內容和意見，必須記錄完整，不要遺漏。記錄字體力求清晰易認，不要過於潦草，不要使用自造的簡稱或文字。

怎樣做好會議記錄工作
（一）工作會議記錄前的准備工作
熟悉會議情況和文件
熟悉與會人員
熟悉會議環境
做好物質上的准備。如記錄工具等
（二）在會議記錄工作中，有3種常見的記錄方法：
①詳細記錄： 即要求有言必錄。
②摘要記錄：一般性的會議可以使用
③簡易記錄：即除了記錄會議概況外，只要求記錄會議的議題議程和會議的結果，不必記發言的內容和經過。簡易記錄僅限於事務性會議。

2、會議記錄的格式。
（1）會議組織情況：要寫明會議名稱、屆數或次數、時間、地點、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、記錄人等。
（2）會議內容：由會議議程、議題、討論過程、發言內容、決定事項等組成。會議記錄的結尾沒有固有程式，標?quot;散會"、"結束"、"完"等均可。

例：

會議名稱：
會議時間：

會議地點：
記錄人：
出席與列席會議人員：

缺席人員：

會議主持人： 審閱： 簽字：
主要議題：
發言記錄：

散會

主持人：×××(簽名)
記錄人：×××(簽名)
(本會議記錄共×頁)

3、會議記錄使用的工具。
會議記錄可採用統一制發的會議記錄本或記錄紙。使用灌注有藍墨水的鋼筆或經國家檔案局鑒定可用於檔案書寫的圓珠筆，這種圓珠筆芯上標有"da"（"檔案的拼音字頭）標記。
4、會議記錄的技巧。
一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。
一快，即書寫運筆要快，記得快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點寫。
二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領導同志發言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個人的發言來說，要記其發言要點、主要論據和結論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應當獨立成篇。
三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"，省略較長的成語、俗語、熟悉的片語，句子的後半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會後查補。
四代，即用較為簡便的寫法代替復雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數字和國際上通用的符號代替文字；四可用漢語拼音代替生詞難字；五可用外語符號代替某些詞彙，等等。但在整理和印發會議記錄時，均應按規范要求辦理。

會議記錄的重點

會議記錄應該突出的重點有：

（1）會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動；

（2）會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；

（3）權威人士或代表人物的言論；

（4）會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；

（5）會議已議決的或議而未決的事項；

（6）對會議產生較大影響的其他言論或活動。

會議記錄的整理
1. 會議記錄的整理原則
1）忠實於講話人、發言人的原意。
2）保持講話人、發言人的風格。
3）要整理得完整、全面，不僅會議內容、講話人主要精神、關鍵句子不要遺漏，而且重要的插話、會場動態如表決等都要整理上去。
4）整理時要做到層次分明，段落清楚，語句通順，標點符號、字跡清晰，避免錯別字。
5） 會議記錄整理出來後，如果是一個人的講話記錄，應送講話者本人、會議主持人或召集人審閱。
2. 錄音記錄稿的整理
特別重要的一點是，要注意辨別講話人的聲音，不可張冠李戴。

會議記錄與會議紀要的區別

二者的主要區別是：第一，性質不同：會議記錄是討論發言的實錄，屬事務文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定范圍內傳達或傳閱，要求貫徹執行

會議記錄範本：
中海股份有限公司董事會例會記錄
（2003年4月14日）
會議時間：2003年4月14日上午10：00
會議地點：北京海淀高科大廈本公司總部會議室。
會議主持：高傑（董事長）
出席人員：高傑（董事長）、劉明（副董事長）、歐陽軍（財務主管）、安慧（董事）、郭麗（董事）、代理投票人有王龍董事、李忠董事、錢清董事。
缺席人員：無
會議紀錄：白麗婷（秘書）
1．秘書白麗婷宣讀了2002年3月10日會議的記錄，並在宣讀後獲得通過。
2．財務主管歐陽軍提出的一份財務報告顯示，2002年3月31日公司的流動資金余額為2576.98萬元。財務主管的報告在宣讀後獲得通過。
3．關於參加公益活動的報告。主管公司企化部的副總經理郭麗董事報告說，公司企業策劃活動的下一個項目是為北京護城河河道清淤項目捐款10萬元人民幣，這項公益活動將有助於提高企業的知名度。計劃在「五一」期間舉行捐款儀式，向北京有關部門捐款。關於此事全部細節情況的材料將於4月21號寄發給所有成員。
4．其他活動。安慧董事提出在5月14日舉行的下一次董事會例會上，公司董事會應任命一人負責公司職工藝術節（將於8月初舉行），同時董事會還應在下次會議上為職工藝術節確定一個主題。此建議得到了郭麗董事的附議並獲一致通過。
會議於上午11：50結束。

【 范 文 二 】

××市城南開發區管委會辦公會議記錄

時間：1995年4月8日上午
地點：管委會會議室
主持人：李××(管委會主任)
出席者：楊××(管委會副主任)、周××(管委會副主任管城建)、李××(市建委副主任)、肖××(市工商局副局長)、陳××(市建委城建科科長)及建委、工商局有關科室宣傳人員。街道居委會負責人。
列席者：管委會全體幹部
記錄：鄒××(管委會辦公室秘書)
討論議題：
1．如何整頓城市市場秩序。
2．如何制止違章建築、維護市容市貌。
楊主任報告城市現狀：我區過去在開發區黨委領導下，各職能單位同心協力、齊抓共管在創建文明衛生城市方面取得了一定成績，相應的城市市場秩序有一定進步，市容街道也較可觀。可近幾個月來，市場秩序倒退了，街道上小商販逐漸多起來，水果攤、菜擔、小百貨滿街亂擺……一些建築施工單位沿街違章搭棚。亂堆放材料，搬運泥土撒落大街……這些情況嚴重地破壞了市容市貌，使大街變得又亂又臟；社會各界反應很強烈。因此今天請大家來研究：如何整頓市場秩序？如何治理違章建築、違章作業、維護市容……
討論發言(按發言順序記錄)
肖××：個體商販不按規定到指定市場經營，管理不得力、處理不堅決，我們有責任。這件事我們堅決抓落實：重新宣傳市場有關規定，坐商歸店、小販歸市、農民賣蔬菜副食到專門的農貿市場……工商局全面出動抓，也希望街道居委會配合，具體行動方案我們再考慮。
羅××(工商局市管科科長)：市場是到了非整不可的地步了。我們的方針、辦法都有了，過去實行過，都是行之有效的，現在的問題是要有人抓，敢於抓落到實處。……只要大家齊心協力問題是能夠解決的。
秦××(居委會主任)：整頓市場紀律我們居委會也有責任。我們一定發動群眾配合好，制止亂擺攤，亂叫賣的現象。
李××(建委副主任)：去年上半年創建文明衛生城市時，市上出了個7號文件，其中規定施工單位不能亂擺戰場。工棚、工場不得臨街設置，更不準侵佔人行道。沿街面施工要有安全防護措施……今年有的施工單位不顧市上文件，在人行道上搭工棚、堆器材。這此違章作業嚴重地影響了街道整齊、美觀，也影響了行人安全。基建取出的泥土，拖斗車裝得過多，外運時沿街散落，到處有泥沙，破壞了街道整潔。希望管委會召集施工單位開一次會，重申市府7號文件，要求他們限期改正。否則按文件規定懲處。態度要明確、堅決。
陳××：對犯規者一是教育，二是逗硬。「不教而殺謂之虐」，我們先宣傳教育，如果施工單位仍我行我素不執行，那時按文件逗硬處理，他們也就無話可說。
周××：城市管理我們都有文件、有辦法，現在是貴在執行，職能部門是主力軍，著重抓，其他部門配合抓。居委會把居民特別是「執勤老人」(退休職工)都發動起來，按七號文件辦事，我們市區就會文明、清潔，面貌改觀……
與會人員經過充分討論、協商，一致決定：
1．由工商局牽頭，居委會和其他部門配合，第一周宣傳、第二周行動，監督實施，做到坐商歸店，攤販歸點，農貿歸市，徹底改變市場紊亂狀況。
2．由管委會牽頭，城建委等單位配合對全區建築工地進行一次檢查。然後召開一次施工單位會議，對違章建築、違章工場限期改正。一個月內改變面貌。過時不改者，堅決照章處理。
散會。
主持人(簽名)
記錄人(簽名)